派遣された秘書が注意したい3つのポイント

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まずは人間関係を把握しよう

経営幹部と秘書の関係を成立させるためには、ある程度の時間をかけてコンビネーションを育む必要があります。しかし派遣された秘書は知識の蓄積が浅いため、うまく機能するまでに時間がかかる傾向があります。まず心がけるべきなのは、幹部の人間関係の把握です。社内はもちろん、社外の協力会社・取引先の担当者の名前を早く覚えてください。担当する幹部の地位が高いほど、日常的にコミュニケーションがある人間は限られるので、顔と名前を覚えるのはさほど苦労しないはずです。

スケジュールの把握は確実に

秘書にとって基本的な仕事のひとつは、担当している幹部のスケジュールの把握です。派遣の秘書といえども、スケジュールを聞かれてすぐに答えられないようではいけません。数日から一週間程度の予定はすぐに参照できるようにしてください。スケジュール関係の仕事で難しいのは、急な予定変更を指示された場合です。関係者への連絡や交通手段の確保(変更)など、いろいろやるべきことが増えますが、逆にいえば力の見せ所でもあります。

幹部の性格や趣味の把握も大切

秘書はスムーズに仕事を進めるために欠かせない存在です。ある意味、幹部と秘書は家族よりも長い時間を過ごす関係といえるかもしれません。人間と人間の関係ですから、どうしても相性の問題が生じてきます。友好的な人間関係を築くためにも、幹部の性格や趣味を早めに把握するように心がけてください。なにげない会話のなかから情報を得ることも大切ですし、幹部と友好的な関係にある社員から情報を得る手もあります。適度な距離感を築くことが信頼感にもつながります。

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